La Procrastinación

Todos los días se repite la misma historia. Llego a la oficina y le echo un vistazo a los periódicos en línea, luego a los de papel; respondo el correo, contesto una llamada personal; me tomo un café, un par de llamadas telefónicas, aplazo una y otra vez una reunión que preveo conflictiva, y después, se me va la cabeza pensando en mil y un problemas que no tienen nada que ver con el trabajo…¿te suena?  Tienes el mal de la procastinación.

El único consuelo que podemos darte es que se trata de un mal muy extendido.




Según la wikipedia: “La procrastinación (del latín: pro, adelante, y crastinus, referente al futuro), postergación o posposición, es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables”. 

Según un  estudio de la compañía británica Lexmark revela que en Europa se pierde hasta 15% del tiempo de cada jornada laboral.

Si perder la concentración en el trabajo ya era fácil, las nuevas tecnologías han añadido un plus. Así, según la firma de recursos humanos Kelly Services, 94% de los trabajadores lee en la oficina sus e-mails y utiliza otras herramientas de comunicación en Internet para fines extralaborales. Si a esto unimos que 70% de las visitas a webs de venta en línea se realiza en horario laboral, nos encontramos frente a un nuevo fenómeno: el “ausentismo mental”, es decir, que la persona está presente físicamente, pero no está siendo productiva.

Piers Steel, psicólogo de la Universidad de Calgary (Canadá), afirma que en la procrastinación (retrasar la tarea que tenemos que realizar) influyen cuatro factores. El primero es la confianza que la persona tenga en sí misma para acabar una tarea con éxito; el segundo, lo placentera que resulte dicha tarea; en tercer lugar está la perspectiva de un premio o alguna recompensa; y finalmente, la capacidad del individuo para distraerse. Los tres primeros dependen, en gran  medida de la persona, así que se podrían llegar a controlar más o menos con disciplina o con una terapia adecuada. Pero las cosas se complican cuando el factor dominante es la propensión del individuo a distraerse con facilidad. 

Con la ciencia en la mira

Expertos de la ciencia social ya están trabajando en la manera de controlar este fenómeno que crece con las facilidades y el avance de la tecnología.

Términos fundamentales a tener en cuenta hasta este párrafo: “productividad”, “organización”, “optimización”, “tiempo”. Una empresa/departamento/área no llegará a los objetivos si utiliza mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. Hay que ser ágil en definir los procesos y realizar inmediatamente las propuestas de mejora (Punto 3 del Espíritu Kaizen).

¿Qué nos dice un experto en Productividad? “La productividad personal es la competencia clave para poder superar la crisis y la clave para ser más productivos radica en gestionar y decidir qué tareas vamos a realizar, ejecutándolas con atención plena”. En muchos casos la procrastinación es debida a saturación de tareas, metas poco realistas, impaciencia, mala gestión en general y en muchos casos, también, falta de cohexión entre las personas de una organización. Implicación, procesos, rutinas y cambio. Con estos 4 conceptos seguro que podríamos cambiar esa actitud anti Lean que es la procrastinación.

El Sistema Lean nos enseña a implicar a las personas que integran la organización, a establecer procesos que se transforman en parte del día a día, rutinas necesarias para el correcto funcionamiento de los procesos y cuyos indicadores nos llevan al objetivo y sin duda, al cambio que es fundamental que se mantenga en el tiempo; la sostenibilidad del Sistema es posible. Sabemos el problema y sabemos la solución. Gestionar bien el tiempo no es tanto una cuestión de utilizar bien el reloj, sino de utilizar bien la brújula.

Os dejo esta pregunta abierta: