Eventos de Integración Personas - Empresa

Ahora las empresas optan por eventos de integración cuando queiren obtener resultado tangibles en cuanto a motivación y comunicación. En los últimos años no sólo la demanda de estos eventos se ha expandido, sino que la oferta de estso servicios se ha multiplicado. 

Las tradicionales "gymkanas" han quedado casi en el olvido, dado paso a eventos más sotisficados. lo que revela no solo la mayor importancia que ahora le dan las empresas a los eventos de integración, sino también que estamos ante una herramienta que proporciona resultados tangibles, por eso goza de tanta popularidad...Pero, ¿en qué consisten realmente estos eventos? ¿Cuál es su propósito? ¿Cómo implementarlos? 

El concepto

Hay que señalar primero que existen diferencias entre los eventos de integración y los de recreación. Estos últimos, como su nombre lo indica, tienen como propósito solamente el entretenimiento de las personas. Mientras que los eventos de integración son mucho más complejos, porque se plantean objetivos y mensajes concretos que se tienen que transmitir (que pueden estar relacionados a la misión, visión u otros aspectos que la organización determine). Además,  es común, en este caso, que las empresas lideren este acontecimiento a través del área de recursos humanos y/o la dirección general.

Los eventos de integración son acontecimientos temáticos que buscan motivar, estimular la comunicación y el trabajo en equipo con un fín comun, lograr un objetivo común de la compañía. La intención es estrechar lazos entre los colaboradores, y es usual que se realicen alrededor de algún concepto, como pueden ser los valores de la empresa, por ejemplo, pero de una forma lúdica.

Decidir por las dinámicas de integración o de recreación va a depender, en gran medida, de la cultura que tenga una organización en el manejo de la comunicación interna. Cada vez más empresas, como parte de sus estrategias de gestión de personas, se inclinan por los eventos de integración.

Varios niveles

Muchas empresas parten de la dirección general para iniciar sus estrategias de motivación e integración, adoptando un esquema de comunicación en cascada, para que luego fluya la información hacia abajo. Otras optan por desarrollar eventos para los planos medios. Están también los acontecimientos que reúnen a todo el personal de la empresa, que se constituyen en mega eventos.

El evento en sí

Son muchos los formatos de las dinámicas de integración. Por ejemplo, uno de los más comunes es el full day, que puede iniciarse a primera hora de la mañana con la reunión de los trabajadores en un lugar determinado donde se realizarán las actividades.

Tras el desayuno y  la bienvenida se arman diferentes dinámicas y juegos. Estos pueden consistir en organizar equipos y entablar juegos de competencia.  Se continúa con un almuerzo informal, y se prolonga en la tarde con otros juegos o actividades como la práctica de algún deporte. 

En todo momento se trabaja mucho el concepto alrededor del cual se va a integrar a los colaboradores. La idea es trabajar de manera lúdica para que el mensaje que se desea trasmitir, se comunique de forma sutil. Los resultados de tales dinámicas son inmediatos, por eso estos acontecimientos gozan del reconocimiento de parte de las áreas de recursos humanos. Cuando las personas regresan a la oficina al día siguiente, se notan los logros en cuanto al clima laboral, la comunicación y, en general, la integración.

Casos extremos

Estas dinámicas de integración no solo consiguen motivar e integrar más a los colaboradores dentro de una organización, sino también funcionan para unir grupos disgregados. La realidad plantea casos extremos, como por ejemplo, la que sucede a veces en los procesos de adquisiciones entre empresas. En este caso es usual que los grupos humanos que se juntan no se sientan integrados unos con otros y aflore un sentimiento de rivalidad.

En este caso particular, mediante una dinámica de integración, en un día, conseguimos que ambos grupos se sientan parte de un mismo equipo, que colaboren y trabajen en conjunto tras un mismo propósito.

El diseño

Comúnmente son las áreas de recursos humanos las que establecen contacto con las empresas especializadas en eventos de integración, para la cual ya tienen previamente un brief, en el que detallan sus requerimientos o la situación por la que requieren llevar a cabo un evento de este tipo.

El nivel socioeconómico de los trabajadores es un elemento que cuenta al momento de diseñar las dinámicas. 

 

Es importante que las empresas tracen una estrategia coherente a lo largo de un periodo de tiempo. Si una organización ha decidido transmitir algún valor, es ilógico pretender cambiarlo en un sólo evento, existen eventos de refuerzo logrando mejores resultados en la comunicación del mensaje.

Recomendaciones

Una vez perfilado el evento, para que realmente brinde extraordinarios resultados, es crucial que se desenvuelva de forma divertida. 

Un evento de integración no puede ser un acontecimiento serio, sino muy entretenido. El propósito fundamental es que las personas recuperen su espíritu emprendedor de cuando eran niños, dejando de lado sus diferentes preocupaciones tanto laborales como familiares.

Así mismo, se recomienda que se efectúe fuera de la empresa y en horario de oficina para evitar perjudicar los días libres de los trabajadores pudiendo existir un mayor nivel de ausencia y/o de insatisfacción.

Para que el efecto de los eventos de integración no sea transitorio, en muchos casos se debe acompañar con una campaña de endomarketing.

Ventajas

Sin duda, una dinámica bien diseñada va a brindar muchas ventajas para la empresa. Apuntalar la identificación del colaborador con la empresa, es uno de los principales atributos de los eventos de integración.

Una persona que recibe motivación de parte de su empresa, es un trabajador que se siente parte de una gran familia porque, precisamente, ese es uno de las metas de la integración.

Asimismo, colocar a todas las personas de la organización en un solo nivel, es una de las virtudes de las dinámicas de integración, porque se consigue un nivel de comunicación completamente horizontal. Asimismo, hace posible una mayor conexión o afinidad entre personas de la oficina que muchas veces ni se conocían.

Frecuencia

La frecuencia con que se recurren a los eventos de integración depende, en gran medida, del número de colaboradores con que cuenta la empresa. Los eventos que involucran a todo el personal se realizan habitualmente  entre una y dos veces al año. 

Las organizaciones con una gran cantidad de personas y áreas dentro de la organización, puede requerir más eventos pero enfocados en algunos departamentos específicos y con diferentes objetivos de comunicación. Si bien un evento que abarque a todo el personal es lo ideal, en muchos casos es recomendable también desarrollar micro eventos.

 

Costes

Más que un servicio y precio determinado, en este mercado es usual que la empresa manifieste cuánto está dispuesto a invertir y, a partir de eso, las productoras de eventos plantean algunas alternativas.

El mercado

Hasta hace seis o siete años atrás, solo las empresas transnacionales –cuyas matrices ya tenían un presupuesto definido para esta actividad- eran, prácticamente, las únicas que demandaban estos servicios. Sin embargo eso ha ido cambiando velozmente en los últimos tres años, conforme las organizaciones han ido poniendo mucha más atención a la gestión de personas.

Hoy en día, casi el 50% de las empresas grandes, medianas y pequeñas, ya desarrollan eventos de integración de una u otra forma.

Ciertamente se trata de un  mercado que está en plena efervescencia, donde la extraordinaria demanda ha provocado una rápida respuesta de la oferta.  Hace solo unos años atrás, apenas unas cuatro o cinco empresas eran las que realizaban eventos de integración, y sin embargo, ahora se pueden contar varios cientos.

Las empresas ocn mayor tamaño, son las que demandan más este tipo de eventos. No obstante, en la actualidad la preocupación de las empresas por sus colaboradores se está dando a todos los niveles,  por lo que ya no es extraño que empresas pequeñas (por ejemplo, aquellas que cuentan con alrededor de 20 trabajadores) se inclinen por las dinámicas de integración.

Pero, el cambio no solo ha sido cuantitativo sino también cualitativo. Como se ha comentado las tradicionales gymkanas han dado paso a eventos muchos más sofisticados y temáticos.

Sin duda la  competencia está siendo beneficiosa, pero también hay que señalar que ha traido consigo que la calidad de los servicios y el rango de precios se hayan hecho más heterogéneos; por eso se recomienda siempre recurrir a empresas que posean una importante experiencia en el mercado.

En suma, podemos afirmar que cada vez más los eventos de integración se están constituyendo en un instrumento imprescindible para las organizaciones. Considerando la trayectoria que exhibe este mercado, nuestros entrevistados proyectan que la tendencia marcadamente creciente se va a mantener durante varios años más